RELEASE 06/13/2020 - E-FILES

Archivos Digitales - e-Files

Con esta versión agregamos una nueva funcionalidad a nuestro modulo de Employee Self Service. Con eFiles usted podrá cargar documentos digitales a la plataforma Elysium, que luego podrá asignar a distintos sectores de su compañía, requiriendo su firma digital y dando seguimiento al mismo mediante estadisticas. 

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Dentro de su modulo de ESS dirijase a la pantalla eFiles Cabinet. Una vez en la pantalla vera que la misma se compone de dos partes principales: (1) Panel de carpetas (2) Listado de archivos.

¿Cómo crear nuevas carpetas?

Para crear nuevas carpetas seleccione en el panel izquierdo la carpeta existente que tiene como nombre "/" (slash).

1. Una nueva ventana aparecera donde podra determinar el nombre que desea asignar a la misma.
2. La carpeta creada se anidara dentro de la carpeta que tenga seleccionada al momento de presionar ADD NEW FOLDER / AGREGAR NUEVA CARPETA.
3. Si desea eliminar una carpeta simplemente haga doble clic sobre la misma.

¿Cómo agregar documentos (e-Files) a su archivo digital (e-Files Cabinet)?

1. ​Seleccione del panel izquierdo (árbol de carpetas) la carpeta donde desea agregar el documento digital..
2. Haga clic en el botón ADD NEW FILE / AGREGAR NUEVO ARCHIVO.
3. Una nueva ventana emergente aparecera.
4. Complete la información requerida:​
   1. File / ​Archivo: Haga clic en para seleccionar el archivo de su computadora.
   2. Description / Descripcio​n: Sera el titulo que el empleado verá.
   3. Availability/ Disponibilidad: Determina el tipo de disponibilidad que tendrá el documento digital..
      1. Range of Dates / Rango de Fechas:
         1. From / Desde: Escoja la fecha DESDE la cual desea hacer disponible el documento digital.. 
         2. Until / Hasta: Escoja la fecha HASTA la cual desea hacer disponible el documento digital..
      2. Cantidad de Días: Escoja la cantidad de días que estará disponible el archivo para cada empleado, este conteo empezará en el momento en el cual el empleado acceda por primera vez el mismo.
      3. Forever / Por Siempre: Escoja esta alternativa si desea que el documento digital. no caduque. 
   4. Apply To / Aplicar A: Determina el sector que tendrá acceso al documento digital.. 
      1. All Employees: Escoja esta alternativa si desea que todos los empleados de su empresa puedan tener acceso al documento digital.. 
      2. Labor Account: Escoja esta alternativa si desea que solo los empleados con ciertas entradas especificas de Labor Account puedan tener acceso al archivo. Deberá seleccionar del árbol de Labor Account cuales son las entradas que debe tener el empleado para tener acceso al documento digital. 
      3. Selected Group: Escoja esta alternativa si desea que solo un grupo selecto de empleados puedan tener acceso al documento digital.. 
   5. Required / Requerido: Marque el encasillado si desea requerir la firma digital del empleado una vez lo vea, descarge y/o lea.
   6. Allow Download / Permtir Descarga: Marque el encasillado si desea permitir que el empleado pueda descargar el archivo a su computadora.

¿Cómo visualizar las estadísticas de los archivos digitales (e-Files)?

1. Haga clic en el icono de Ver Estadísticas / View Statistics. 
2. Una nueva ventana emergente aparecerá.

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